Aurum Interim
 
  Human Resources

Die Rolle des Interim Human Resources im Shared Service Center

Tim Reckmann by Pixelio.de

Shared Service Center – zwischen Zentralisierung und Dezentralisierung. Wie hilft hierbei der Aurum Interim Human Resources Manager?

Die Aurum Interim Manager, aus dem Bereich Interim Human Resources, diskutieren mehrmals im Jahr, in Sparring-Runden, Themen, die gegenwärtig in den einzelnen Mandaten bearbeitet werden. Dies ermöglicht einen kontinuierlichen Erfahrungsaustausch unter den Aurum Interim Managern. Hierbei kristallisiert sich derzeit die Interim Human Resources Thematik „Shared Service Center“ heraus. Insbesondere wird dabei die Einsatzmöglichkeit von Interim Managern diskutiert.

Shared Service Center sind Organisationseinheiten (im In- und Ausland), die mit Dienstleistungen aus der Unternehmenszentrale betraut werden. Die Fachbereiche aus allen Landesgesellschaften haben dann Zugriff auf diese zentralisierten Dienstleistungen. Einerseits stellt es also eine Form der Zentralisierung dar. Andererseits jedoch bildet das Instrument gleichzeitig auch eine Form der Dezentralisierung. Die Unternehmen sind nämlich gerade durch „Shared Service Center“ in der Lage dezentral effektiver und effizienter zu arbeiten. Die häufigsten Funktionen, die hierbei zusammengefasst werden sind:

  • IT
  • Human Resources (hauptsächlich die administrativen Tätigkeiten, wie Lohn- und Gehaltsbuchhaltung, Zeitmanagement, Recruiting Administration)
  • Finanz- und Rechnungswesen
  • Back-Office (z.B. Reiseplanung)
  • Business Support (z.B. Call Center)

Wie kann ein Interim Manager mit dem Schwerpunkt Interim Human Resources hier am besten unterstützen? Primär unterstützt der Interim Manager natürlich bei dem Recruiting geeigneter Fachkräfte vor Ort. Darüber hinaus haben die Aurum Interim Manager zusätzliche Ziele für bestehende „Shared Service Center“ zusammengefasst – die Einsatzgebiete eines Interim Managers:

  • Reduzierung der Kosten durch weitere Prozessstandardisierung
  • Steigerung der Kundenorientierung (höhere Service-Qualität)
  • Optimierung der Preis-/Kosten-Transparenz
  • Förderung des unternehmerischen Denkens im Rahmen der Führungskultur

Der Aurum Interim Manager unterstützt bei der Prozessstandardisierung

Bei einem laufenden „Shared Service Center“ wurde ein wichtiger Schritt bereits umgesetzt – die grundsätzliche Entscheidung, welche Prozesse im „Shared Service Center“ abgearbeitet werden. Des Weiteren wurden bereits grundlegende Vorgehensanweisungen erarbeitet. Nun geht es darum, diese Prozesse zu vereinfachen, sowie zu vereinheitlichen. Die Herausforderung im Interim Human Resources entsteht nun durch länderspezifische Diskrepanzen, aufgrund von internationalen Unternehmensstandorten. Beispielsweise hat Portugal im Rahmen der Personalbuchhaltung andere Bestimmungen als Deutschland. Der Aurum Interim Manager muss die Prozesse analysieren und die größte Schnittmenge der Prozesse herausarbeiten. Eine sinnvolle Aufteilung der Länder für die HR Mitarbeiter (determiniert durch Sprachkenntnisse) ist ratsam. Die standardisierten Prozesse werden dann in Lastenheften durch den Interim Manager festgehalten, um die Systeme zu optimieren. Ein höherer Automatisierungsgrad der Prozesse führt mittelfristig zu einer Kostenreduzierung. Zudem prüft der Interim Human Resources Spezialist, welche standardisierten Prozesse nicht nur automatisiert, sondern ggf. zurück an den Mitarbeiter übertragen werden können, um z.B. über online Mitarbeiter-Accounts Einsicht in Urlaubs- und Abwesenheitstage zu haben oder um die Lohn- und Gehaltsunterlagen selber auszudrucken.

Der Aurum Interim Manager unterstützt bei der Steigerung der Kundenorientierung

Eine der größten Herausforderungen in „Shared Service Centern“ ist die Service-Qualität. Die Interim Manager im Interim Human Resources haben die Erfahrung gemacht, dass der inoffizielle „kleine Dienstweg“ in den Landesgesellschaften, den Dienstleistungen des „Shared Service Centers“, vorgezogen wird. Ursachen hierfür sind zum einen simple Verständnisprobleme und zum anderen die Komplexität der Prozesse, die systemisch abgebildet werden müssen. Der Interim Human Resources Spezialist übernimmt die Qualitätssicherung, in dem er Teamstrukturen einführt, Teammeetings hält und Ursachenforschung am Arbeitsplatz der „Shared Service Center“ Mitarbeiter durchführt – kontinuierlich und nachhaltig. Durch „Mystery Shopping“, d.h. regelmäßige Anrufe mit ausgewählten Problemstellungen, prüft der Aurum Interim Manager den Fortschritt seiner Coaching-Tätigkeiten. Im Interim Human Resources geht es um die gute Zusammenarbeit mit den „Shared Service Center“ Mitarbeitern. Sie können in Workshops selbst definieren, welche Schritte zur Verbesserung der Service Qualität notwendig sind. Diese erfasst der Interim Human Resources Spezialist und setzt sie gemeinsam mit den Mitarbeitern um.

Der Aurum Interim Manager unterstützt bei der Optimierung der Preis-/Kostentransparenz

Der Interim Human Resources Spezialist führt eine Tätigkeitsanalyse durch, um die Prozesse zu definieren und in der Zeitachse zu quantifizieren. Folglich können so die Kosten pro Prozess analysiert und die internen Verrechnungskosten entsprechend definiert und erklärt werden. Die ermittelten Kosten des Aurum Interim Managers dienen als Status Quo und bilden die Grundlage für Verbesserungen. Mit der Standardisierung der Prozesse erfolgt eine sukzessive Kostensenkung.

Der Aurum Interim Manager fördert das unternehmerische Denken

Die „Shared Service Center“ setzen sich aus einer Vielzahl verschiedener Kulturen, Sprachen und Menschen zusammen. Hier ist besonderes Feingefühl bei den Führungskräften gefragt. Der Interim Human Resources Spezialist übernimmt die Rolle des Coaches für die Führungskräfte (vom Teamleiter bis zur Bereichsleitung) über alle Funktionsbereiche hinweg. Unabhängig von der Funktion oder der eigentlichen Tätigkeit, steht der Aurum Interim Manager immer vor der gleichen Herausforderung: die Produktivität innerhalb der Teams und zwischen den Teams zu vergleichen und zu steigern. Durch klare Strukturen, individuelle Ansprachen und Arbeitsbegleitungen zeigt der Interim Human Resources Spezialist den Führungskräften, wie er sein Team erfolgreich führen kann, wie Konflikte gemanaged werden und wie vor allem seine Mitarbeiter zur Höchstleistung motiviert werden.

Ein wichtiges Fazit für die Aurum Interim Manager ist, dass ein Verantwortlicher oder ein Interim Human Resources Spezialist aus der Unternehmenszentrale regelmäßig vor Ort im „Shared Service Center“ bei den Mitarbeitern präsent sein muss, um die Qualitätssicherung und Prozessverbesserung zu gewährleisten.

Das Thema „Shared Service Center“ ist für die Aurum Interim GmbH Schwerpunktthema im Bereich Human Resources. Die Aurum Interim Managing Partner stehen Ihnen gerne als Sparring Partner in ihrem Projekt zur Verfügung.

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