Samir Jajjawi
 
  Finance / Accounting

Leistungsstarke Shared Services

© Gaby Stein / pixelio.de

Bereits seit langer Zeit suchen Unternehmen Wege zur Realisierung von Synergien und Kosteneinsparungen – das Shared Service Konzept bietet in diesem Zusammenhang einen bewährten Ansatz zur Effizienzsteigerung.

Allerdings kommt es bei der Implementierung aufgrund von mangelnder Erfahrung und Nichtwissen häufig zu Zielverfehlungen und Stolperfallen, die den Erfolg eines solchen Projektes enorm gefährden. Unsere erfahrenen Aurum Interim Management Experten berichten über Ihre Erfahrungen mit Shared Services.

Der steigende Kostendruck und das dadurch stärker werdende Bewusstsein für Prozessorientierung bewegen Unternehmen zur Implementierung von Shared Services. Während in den USA der Shared Service Ansatz bereits seit zehn Jahren von international tätigen Unternehmen durchgeführt wird, hat sich dieser Trend in Europa erst in den letzten Jahren entwickelt. Aurum Interim Management verzeichnet ebenfalls eine Zunahme an Mandaten in der Umsetzungsbegleitung von Shared Services.

Durch Shared Services Kostenvorteile generieren

Ziel von Shared Services ist die Flexibilitätserhöhung und gleichzeitiger Gemeinkostensenkung durch Zentralisierung. Durch die Bündelung von Verwaltungsaufgaben, der Konzentration von Know-how und einer effizienteren Prozessgestaltung können enorme Kosten- und Qualitätsvorteile realisiert werden. Da sich das Kostensenkungspotenzial aus einer Bündelung mehrfachaufgeführter Arbeit und Economies of Scale ergibt, ist ein solches Konzept gerade für größere und aus mehreren Einheiten bestehende Konzerne geeignet, berichten unsere Aurum Interim Management Experten.

Interim Management als personalstrategische Lösung bei der Implementierung von Shared Services

Die Umsetzung eines Shared Services erfordert Know-how und besondere Erfahrung in der Begleitung eines solchen Projekts. Da das noch als „unbekanntes Terrain“ geltende Konzept des Shared Services in den meisten Fällen noch nicht von internen Mitarbeitern selbst praktiziert wurde und daher kein entsprechendes Know-how intern verfügbar ist, stellt Interim Management eine besondere personalstrategische Lösung dar.

Unsere Aurum Interim Management Experten agieren als externe Manager, die in der Lage sind, das notwendige Know-how zu transferieren und die Motivation und die „Awareness“ für ein solches Projekt bei Mitarbeitern zu steigern.

Aurum Interim Management Experten verfügen über notwendige konzeptionelle Fähigkeiten sowie das erforderliche Prozess-Know-how.

Der größte Vorteil in der Unterstützung unserer Interim Management Experten liegt darin, dass diese bereits die Implementierung von Shared Services durchgeführt haben und damit ebenfalls mögliche Stolpersteine kennen.

Welche versteckten Fallen können den Erfolg eines Shared-Services gefährden?

Unsere Aurum Interim Management Experten identifizieren drei „Stolpersteine“ bei der Implementierung von Shared Services:

1. Unrealistischer Businessplan und unklare Zielformulierung für Shared Services

Die Entscheidung für die Implementierung von Shared Services wird häufig in Hoffnung auf eine damit zu erzielende Einsparung getätigt. Natürlich stellen Kosteneinsparungen ein wesentliches Argument für die Umsetzung eines solchen Projektes dar. Allerdings stellen unsere Aurum Interim Management Experten fest, dass ein zu verengter Fokus zu unrealistischen Einsparzielen und zu einer überzogenen Zeitschätzung hinsichtlich der Umsetzungsgeschwindigkeit führt. Hierdurch werden andere Teilziele des Projektes, wie zum Beispiel die Bildung von Know-how und die damit verbundene Qualifizierung der Mitarbeiter vernachlässigt. Unsere Aurum Interim Management Experten empfehlen daher eine ausgewogene Vernetzung quantitativer sowie qualitativer Ziele, die dann die Prämissen für den zu erarbeitenden Businessplan darstellen.

2. Unzureichende Führung

Traditionelle Führungskräfte sind nicht zwangsläufig dafür geeignet eine mit unterschiedlichen Facetten behaftete Führungsrolle in einem Shared Service Projekt zu übernehmen. Eine Führungskraft in Shared Services sollte über Engagement und die Fähigkeit verfügen sich sowohl in der Führung eines Profit- als auch eines Cost-Centers zu orientieren. Die Erfahrung von Aurum Interim Management Experten zeigt, dass bei fehlenden Kompetenzen der Führungskräfte Zeit und Coaching benötigt wird um die neue Rolle vertraut zu machen.

3. Fehlendes Risikomanagement

Die Implementierung eines Shared Services erfordert eine signifikante potenzielle Risikoidentifikation sowie professionelles Risikomanagement. Unsere Aurum Interim Management Experten stellen fest, dass nur wenige Unternehmen der Identifikation und Reduzierung von Risiken angemessene Aufmerksamkeit schenken. Gerade primäre Risiken in den Bereichen der Finanzen oder der Reputation als auch sekundäre Risiken wie z. B. unerwartete Anpassungsnotwendigkeiten sollten daher vorab durch Veränderungspläne identifiziert und gemanaged werden, raten unsere Aurum Interim Management Experten.

Aurum Interim Management fasst zusammen: Das Management eines Shared Service Projektes erfordert anders als in traditionell und funktional gestalteten Aufgaben andere Vorgehensweisen und Fähigkeiten von Führungskräften. Eine Unkenntnis solcher entscheidender Faktoren kann eine erfolgreiche Implementierung gefährden. Die Experten von Aurum Interim Management bieten eine Möglichkeit, um als externer erfahrener Berater entsprechendes Know-how in das Unternehmen zu transferieren.

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