Externes Prozess-Know-how durch Interim Manger in die Organisation bringen
Die Wettbewerbsfähigkeit der Unternehmen basiert zunehmend auf der Überlegenheit der Prozesse, d.h. traditionelle Vorgehensweisen, tayloristische Arbeitsteilungen, hierarchische Hemmnisse und systemische Barrieren sind in Frage zu stellen und durch effektive und effiziente Prozesse zu ersetzen. Besser zu sein als der Wettbewerb bedeutet, schneller und flexibler auf die Anforderungen des Marktes und der Kunden zu reagieren bzw. früher die Anforderungen der Kunden zu antizipieren und rechtzeitig zu agieren.
Der Einsatz von Interim Management ist ein probates Mittel, um „neuen Wind“ in die Prozesslandschaft zu bekommen. Der Input des Interim Manager aus anderen Unternehmen und unterschiedlichen Branchen, die vielfältigen Erfahrungen aus ähnlichen, aber auch aus vergleichbaren Situationen können Prozesse im eigenen Unternehmen in kurzer Zeit deutlich effektiver und effizienter machen.
Interim Manger stellen Prozesse radikal in Frage
Prozessoptimierung bedeutet, die bestehenden Prozesse radikal in Frage zu stellen sowie gezielt und schnell erforderliche Veränderungen umzusetzen. In „gesettelten“ Organisationen meist keine leichte Aufgabe. Ein Interim Manager hat hier die Vorteile des „Externen“, der oft eine deutlich höhere Durchsetzungskraft als der „Prophet im eigenen Lande“ entwickeln kann.
Radikale Prozess-Veränderungen mit entsprechenden Anpassungen des Geschäftssystems bedürfen zwangsläufig einer klaren und einstimmigen Top-Management-Vorgabe. Diese Vorgabe muss vom Top-Management selbst vorgelebt und im sichtbaren Einklang mit den nächsten Führungsebenen unmissverständlich und für jeden Mitarbeiter sichtbar umgesetzt werden.
Management und Mitarbeiter sollten den Interim Manager daher als Chance und nicht als Gefahr bzw. Konkurrenz sehen und ihn gezielt für ihre Zwecke einsetzen bzw. mit ihm zusammen arbeiten, um die Prozesse (und Strukturen) zu optimieren.
Veränderungen passieren in den Köpfen der Menschen. Verordnete Veränderungen führen in der Regel zu Widerstand und kontraproduktivem Verhalten der betroffenen Manager und Mitarbeiter. Ein erfolgreiches Prozessoptimierung–Programm muss daher zwingend durch ein ganzheitliches Change Management- und Kommunikations-Konzept begleitet werden.
Auch hier verfügt der Interim Manager über das entsprechende Know-how.
Interim Manger fokussieren Prozesse auf Kosten und Qualität – und: Auf Zeit!
In der Vergangenheit wurde das „magische Dreieck“ Kosten – Qualität – Zeit von den Prozessparametern Kosten und Qualität dominiert. Sie standen im Vordergrund der Unternehmensstrategien. Heute sind viele Produkte und Dienstleistungen hinsichtlich Preis und Qualität weitgehend homogen. Daher bildet sich für die Kunden zunehmend der Prozessparameter Zeit als Differenzierungskriterien heraus. Es sind demnach zeitbasierte Ansätze, die die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen festigen.
Die Kundenzufriedenheit wird durch Tempo und Geschwindigkeit der Bedarfsbefriedigung bestimmt. Bei der Erfüllung der Kundenwünsche über den Prozessparameter Zeit hat sich in der unternehmerischen Praxis gezeigt, dass dabei keine konkurrierende sondern vielmehr eine komplementäre Beziehung im magischen Dreieck besteht: Die Zeit ist der Treiber für effektive und effiziente Prozesse. Mit der Beschleunigung und Flexibilisierung gehen i. d. R. auch niedrige Kosten und eine höhere Qualität einher.
Interim Manger setzen auf einem klaren Prozessmodell auf
Vor dem Hintergrund der Zeit als treibende Kraft bestimmen in der unternehmerischen Praxis die Hauptprozesse „Time to Market“ (Produktentwicklung), „Time to Order“ (Akquisitionsprozess) und „Time to Money” (Auftragsabwicklung) den Geschäftserfolg.
Jeder der drei Hauptprozesse ist auf mehreren Ebenen weiter in Teilprozesse und Aktivitäten zu untergliedern. So besteht z. B. der Auftragsabwicklungsprozess (oft auch Supply Chain-Prozess) auf der nächsten Ebene aus den Teilprozessen:
1. Planungsprozess (z. B. Konstruktion, Arbeitsvorbereitung)
2. Beschaffungsprozess (z. B. Einkauf, Materialbereitstellung)
3. Produktionsprozess (z. B. Fertigung, Montage)
4. Distributionsprozess (z. B. Logistik, Inbetriebnahme)
5. Abrechnungsprozess (z. B. Rechnungserstellung, Zahlungseingang)
Die Hauptprozesse werden ihrerseits durch Management- und Supportprozesse unterstützt (z. B. Strategie-, Controlling- und IT-Prozesse).
Das gesamte Prozessmodell ist für jedes Unternehmen grundsätzlich identisch, wird sich aber je nach Art des Geschäftes und der festgelegten Strategie in den Ausprägungen unterscheiden (z. B. Lager- vs. Auftragsfertigung im Auftragsabwicklungsprozess). Der Interim Manager unterstützt, das Prozessmodell unternehmensspezifisch zu definieren und zu optimieren.
Interim Manager als Barrierenbeseitiger
In den Haupt- und Teil- sowie Management- und Supportprozessen existieren eine Vielzahl von Zeitbarrieren, d. h. Hindernisse und Probleme, die einen schnellen und reibungslosen Ablauf stören. Je nach Höhe des Hindernisses ist auf Basis der Projekterfahrungen zwischen drei Typen von Zeitbarrieren zu unterscheiden:
1. Sachbarrieren
2. Prozessbarrieren
3. Kulturbarrieren
Sachbarrieren sind im Rahmen von „Montag-Morgen“-Aktionen oft sehr schnell zu beseitigen, haben allerdings einzeln eine relativ geringe Wirkung auf die Verbesserung der Situation. Dagegen stellen Kulturbarrieren oft „heilige Kühe“ in den Unternehmen dar, deren Beseitigung Quantensprünge bringt. Kulturbarrieren sind ohne grundlegende Führungs- und Verhaltensänderungen aber nur sehr schwer zu realisieren. Zwischen den Sach- und Kulturbarrieren liegen die Prozessbarrieren, die sich durch eine mittlere Höhe und einem mittleren Verbesserungspotenzial auszeichnen.
Gemeinsam mit Managern und Mitarbeitern muss der Interim Manager diese Barrieren objektiv identifizieren und beseitigen – ganz im Sinne einer ganzheitlichen Prozessoptimierung im Kernprozess „vom Kunden – zum Kunden“!
