Eine funktionierende interne Unternehmenskommunikation ist die Basis für eine positive Einstellung der Mitarbeiter zum eigenen Unternehmen und somit auch Bestandteil eines guten Betriebsklimas.
Vor allem bei Veränderungen im Unternehmen ist die schnelle und ausreichende Kommunikation wichtig, um die Mitarbeiter in den Veränderungsprozess zu integrieren. Im Rahmen eines Mandats im Personalbereich eines deutschen Familienunternehmens mit 870 Mitarbeitern, konnte ein Aurum Interim HR Business Partner dieses Thema an einem praktischen Beispiel für uns resümieren.
Der Interim HR Business Partner hatte neben dem Tagesgeschäft den Auftrag, aus der vorab durchgeführten Mitarbeiterbefragung, die kritischen Punkte zu analysieren und mit Maßnahmen zu belegen. Die interne Kommunikation zu aktuellen Veränderungsprozessen innerhalb des Unternehmens war mitunter ein kritischer Punkt.
Aus Mitarbeitergesprächen und Workshops auf allen Hierarchieebenen sowie Fachbereichen fasste der Aurum Interim HR Business Partner Erkenntnisse und Empfehlungen zusammen.
2 Erkenntnisse zur Unternehmenskommunikation
Gute Kommunikation im Unternehmen folgt laut dem Interim HR Business Partner aus zwei wichtigen und paradoxen Regeln:
- a. In der heutigen Zeit haben sich die Grundregeln verändert
- b. Die Grundregeln der Kommunikation verändern sich nicht
Ein Paradoxon, das der Interim HR Business Partner natürlich aufklären möchte:
a. In der heutigen Zeit haben sich die Grundregeln verändert
In dem konkreten Familienunternehmen konnte der Aurum Interim HR Business Partner feststellen, dass die Kommunikation über mannigfaltige Kanäle parallel läuft: Email, soziale Medien, Intranet Seiten, Video-Konferenzen, Podcasts etc. Der Interim HR Business Partner hat viele Führungskräfte ausgemacht, die von der Fülle der Informationen abgeschreckt wurden. Er empfiehlt eindringlich sich mit der neuen Technologien auseinanderzusetzen. Der Interim HR Business Partner ist vorab durch zahlreiche Projekte zu der Erkenntnis gelangt, dass sich die generelle Erwartungshaltung der Mitarbeiter durch den Zeitgeist verändert hat.
- Mitarbeiter erwarten interaktive Kommunikation:
Der Interim HR Business Partner zieht nach der Durchführung von einigen Kurz-Workshops zum Thema Kommunikation ein Resümee. Mitarbeiter, d.h. Informationsempfänger, möchten Neuigkeiten und aktuelle Themen interaktiv kommentieren oder bei Unklarheit nachfragen. Grundsätzlich ist das eine positive Entwicklung, da die Führungskräfte direkt erfahren, welche gesendeten Botschaften ihre Empfänger wahrgenommen haben. - Mitarbeiter erwarten Kommunikation in diverse Richtungen:
Der Interim HR Business Partner stellte fest, dass Mitarbeiter nicht nur nach oben oder unten kommunizieren, sondern auch horizontal mit ihren Kollegen und über Unternehmensgrenzen hinaus. Auch hier identifiziert der Interim HR Business Partner eine positive Möglichkeit. Beispielsweise im Bezug zum Employer branding. Die Mitarbeiter fungieren hierbei als Botschafter des Unternehmens und erweisen dem Unternehmen einen großen Dienst – vorausgesetzt es handelt sich um positive Beiträge. - Mitarbeiter erwarten aktuelle Informationen:
Die Aktualität der Informationen bewertet der Interim HR Business Partner als eine wichtige Herausforderung. Fehlende oder minderwertige Informationen führen dazu, dass Mitarbeiter das Interesse verlieren. Dies gestaltet sich jedoch in der heutigen Digitalisierung erheblich leichter.
Sich den neuen Herausforderungen der Kommunikation als Führungskraft zu stellen ist die Grundvoraussetzung für eine Verbesserung der Kommunikation. Dennoch gibt der Interim HR Business Partner Entwarnung. Es hat sich eben nicht alles geändert.
b. Die Grundregeln der Kommunikation verändern sich nicht
In den Mitarbeiter-Workshops haben sich einige Punkte herauskristallisiert, die unser Interim HR Business Partner resümiert:
- Die Kommunikation muss aufrichtig und ehrlich sein
Besonders kritische Situationen müssen kommuniziert werden. Die Mitarbeiter gehen ohnehin vom „Worst-Case-Szenario“ aus. Schnelle Kommunikation, die trotzdem auch das Positive aufzeigt, ist nach unserem Interim HR Business Partner wichtig, um vermeintliche Negativmeldungen zu supprimieren. - Die Kommunikation muss erfolgen
Der Interim HR Business Partner empfiehlt die aktive Kommunikation von wichtigen Themen. Es ist vorteilhafter eine grobe Vorgehensweise zu kommunizieren – vielleicht auch mit einem Nachsatz, dass konkrete Schritte erst später erfolgen und veröffentlicht werden. - Einfache gut verständliche Sprache
Besonders im Intranet oder anderweitigen digitalen Kanälen, empfiehlt der Interim HR Business Partner eine einfache präzise Sprache, um alle – sei es Praktikant oder Führungskraft – zu erreichen. - Wer ist der Zielkunde
Die Mitarbeiter sind in diesem Fall der Zielkunde. Sie haben das übergeordnete Bedürfnis zu wissen, inwiefern sie diese Information betrifft und was von Ihnen erwartet wird. Der Interim HR Business Partner berücksichtigt dies in jeder Kommunikation. - Wiederholung hilft zur Einprägung
Unser Interim HR Business Partner empfiehlt die neuen Technologien auszureizen und alle Kanäle zu nutzen. Die Mitarbeiter haben in den Workshops via Intranet, Email und Facebook die Informationen redundant erhalten, was zu einer besseren Einprägung der Informationen geführt hat. - Kommunikation als Teil der Unternehmenskultur
Die Kommunikation wichtiger Leitlinien, der Philosophie des Unternehmens sollte immer Bestandteil der Kommunikation und Information sein. So kann die Kultur gelebt und verstärkt werden, erklärt der Interim HR Business Partner.
Auch wenn es keine originäre Aufgabe des Human Resources Management ist, so ist es wichtig diesen essentiellen Aspekt der Arbeitsplatzgestaltung zu berücksichtigen und zu professionalisieren. Ein Interim HR Business Partner kann diese Aufgabe wahrnehmen und auf Basis zahlreicher Projekte schnell und effizient umsetzen.