Die unternehmensinterne Bündelung und organisatorische Zentralisierung von Aktivitäten im Bereich Controlling und Rechnungswesen ist ein thematischer Dauerbrenner in den Führungsetagen. Bei der Einrichtung sogenannter Financial Shared Service Center liegt der Schwerpunkt dabei zunächst auf den Prozessen der Finanzbuchhaltung mit hohem Transaktionsvolumen. Der standarisierte Charakter dieser Abläufe erlaubt es, bei geringem Aufwand schnell zu hohen Einspareffekten zu kommen. Sind diese transaktionalen Prozesse einmal gebündelt, sehen sich viele Unternehmen jedoch an den Grenzen des Geschäftsmodells ´Shared Service Center´.
Das Konzept Finance & Accounting Factory 2.0 setzt genau hier an und strebt die bewusste Erweiterung des traditionellen Shared Service Center Konzeptes an. Die Idee: Die Finance & Accounting Factory 2.0 ist nicht nur reiner Dienstleister, sondern auch Berater und Sparringspartner für ihre Kunden.
Samir Jajjawi, Managing Partner Aurum Interim: „Unsere Praxis zeigt, dass es grundsätzlich zwei Möglichkeiten gibt, ein Shared Service Center aufzubauen. Entweder standardisiert man zunächst die zu zentralisierenden Prozesse und führt sie anschließend organisatorisch zusammen, oder man vollzieht die Optimierung der Prozesse erst, nachdem man sie organisatorisch gebündelt hat. Der größere Umsetzungsdruck und die letztlich höhere Umsetzungsgeschwindigkeit resultieren aus der zweiten Variante. Allerdings bedarf es hierzu eines organisatorischen Masterplans, der durch Manager mit ausgewiesener Expertise zu Shared Service Centern eng begleitet wird.“
Der Umfang des Konzeptes Finance & Accounting Factory 2.0 wird bestimmt durch die Anzahl der Funktionen und Produkte, die hierüber den internen Kunden angeboten werden sollen. Nachfolgend einige Beispiele eines durch Aurum Interim Management umgesetzten Shared Service Centers:
- Payment Solutions – Harmonisierung und Zentralisierung des nationalen und internationalen Zahlungsverkehrs
- Accounting Solutions – Automatisierte Belegbuchung und Standardisierung der Buchungsprozesse, unterteilt in: Order to cash (Erfassung und Bearbeitung offener Forderungen) und Purchase to Pay (Bearbeitung eingehender Rechnungen)
- Closing Solutions – Zentrale Führung der Hauptbücher und effiziente Erstellung der Einzelabschlüsse
- Consolidation Solutions – Erstellung von Konzern- und Segmentabschlüssen für externes und internes Reporting sowie Abschlussbetreuung von verbundenen Unternehmen
Der Nutzen bei der Umsetzung von Shared Service Centern lag bisher primär in der Optimierung der Prozesse und damit in der Absenkung der Prozesskosten. Das Konzept Finance & Accounting Factory 2.0 zielt neben der Kostensenkung auf weitere Benefits:
- Steigerung der Abschlussqualität und Verkürzung der Abschlusserstellung durch die gezielte Reduzierung der Prozessvielfalt und eine maximale Standardisierung der Abschlussprozesse
- Harmonisierung der F&A-IT-Landschaft und Umsetzung einheitlicher ERP Plattformen
- Erhöhung der F&A-Flexibilität
- Abbau entstandener F&A-„Fürstentümer“
- Etablierung eines eindeutigen Rollenverständnisses hinsichtlich der Funktion Finance & Accounting
- Erhöhung des Servicegedanken innerhalb der Finance & Accounting Factory und damit Steigerung der internen Kundenzufriedenheit
- Etablierung als Regelgeber und Sparringspartner
Samir Jajjawi, Managing Partner Aurum Interim: „Unsere Praxis zeigt, dass bei der Gestaltung und Umsetzung der Finance & Accounting Factory 2.0 unsere Interim Manager wertvolle Beiträge geleistet haben. Sie haben es verstanden, nicht alles blind umzusetzen, was der Kunde von einem Shared Service Center zunächst fordert und haben damit die Verstrickung in eine teure Komplexität verhindert. Die Kernanforderung unserer Kunden ist es, dass wir Ihnen klar den Rahmen aufzeigen, in dem Prozesse durchgeführt werden und damit immer wieder bewusst zu machen, dass Abweichungen vom Standard teurer werden.“
Aurum Interim empfiehlt zur Umsetzung von Shared Service Centern im Bereich Finance & Accounting ein Vorgehen in vier Schritten.
- Analyse: Analyse der F&A-Ist-Situation für alle Standorte; Interviews und Workshops mit allen wichtigen Funktionsinhabern; Erfassung rechtlicher Anforderungen und Vorgaben je Land
- Design: Festlegung der Soll-Prozesse, inklusive der Schnittstellenbeschreibung zwischen der Finance & Accounting Factory 2.0 und den lokalen Einheiten sowie Definition der Soll-Aufbauorganisation für das Shared Service Center; Festlegung der Umsetzungsstrategie und Vorbereitung eines Kommunikationsplans
- Aufbau: Aufbauorganisation der Finance & Accounting Factory 2.0, basierend auf den Soll-Prozessen; Harmonisierung IT und Tools; Einsatz des künftigen Personals
- Implementierung: Migration aller Shared Service Center Prozesse gemäß Plan.
Aufgrund ihrer branchenübergreifenden Expertise entlang der kompletten End-to-End Prozesse im Finanzbereich ist Aurum Interim inzwischen gefragter Berater sowohl in großen Konzernveränderungsprojekten als auch bei Reorganisationen im Mittelstand.
