Interim Manager Prinzipien der Prozessoptimierung
Aufgrund der Radikalität der Veränderungen im Rahmen eines Prozessoptimierung–Programms muss deutlich sein, dass es sich hierbei nicht um eine simple Untersuchung der Durchlaufzeit in der Produktion oder eines Teilprozesses in der Produktentwicklung handelt. Es ist die ganzheitliche Betrachtung und umfassende Optimierung der Prozess-Landkarte im Unternehmen, die diesen Ansatz auszeichnet. Daher gelten hier auch andere Gesetze und Prinzipien, die sich von herkömmlichen (Teil-) Optimierungen unterscheiden.
Prozessoptimierung hat eigene Gesetze
In einem Prozessoptimierung–Programm wird das komplette Geschäftssystem eines Unternehmens betrachtet. Ausgehend vom Kunden werden alle relevanten Prozessketten einbezogen. Die Beiträge und Interessen aller Beteiligten, Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter, Management und Wettbewerber, werden berücksichtigt und bewertet. Darüber hinaus werden traditionelle Prinzipien, wie Arbeitsteilung und Funktionsdenken, überprüft und grundlegende Veränderungen eingeführt. (Prozess-) Disziplin, Monitoring des Fortschritts sowie Konsequenzen bei Fehlentwicklungen sind fundamentale Steuerungsprinzipien dieses Ansatzes, der letztlich eine Kulturrevolution im Unternehmen bedeuten kann.
Prozessoptimierung …
- richtet sich eindeutig auf den Nutzen beim Kunden aus
- setzt absolute Top-Management-Führung voraus
- verlangt umfassende Mitarbeiter-Einbindung
- bedeutet grundlegende Veränderungen in Verhaltensweisen
- ist klar auf die Prozesse im Geschäftssystem fokussiert
- geht über die Unternehmensgrenzen hinaus
- ist selbst ein strukturierter und anpassungsfähiger Prozess
- erfordert absolute Konsequenz in der Umsetzung
- ist nur mit einem integralen Change-Management-Programm erfolgreich
Die Interim Manager Prinzipien 1 bis 4 wurden im ersten Teil-Blog, die Interim Manager Prinzipien 5 bis 9 werden in diesem zweiten Teil-Blog beleuchtet.
Interim Manager Prinzip 5: Prozessoptimierung ist klar auf die Prozesse im Geschäftssystem fokussiert
Die klassische funktionale Organisation in Unternehmen hat in vielen Fällen zu eine „Ab-Teilungs-Denke“ geführt, deren Aufgabe i. d. R. ist, einen Teilprozess zu bearbeiten und zu optimieren. Für den Gesamtprozess entsteht hier jedoch eine Vielzahl von Sub-Optima, die in der Summe deutlich hinter der Performance eines optimierten Gesamtprozesses bleiben. Für ein Prozessoptimierung–Programm steht daher die Ausrichtung des Prozesses am Gesamtoptimum, d. h. damit wiederum dem Kundennutzen im Fokus, an das sich die Organisation sowie die Steuerungssysteme, die Personalpolitik und auch die IT-Unterstützung anzupassen hat.
Interim Manager Prinzip 6: Prozessoptimierung geht über die Unternehmensgrenzen hinaus
Im Geflecht der wirtschaftlichen Beziehungen gehen die Prozesse des Geschäftssystems selbstverständlich weit über die Unternehmensgrenzen hinaus. Anforderungen, Interessen und Aktivitäten der Kunden sowie aller Beteiligten, wie Lieferanten, Partner, Investoren und Wettbewerber, sind in die Optimierung einzubeziehen. Die rein interne Optimierung des Unternehmens reicht bei Weitem nicht aus. Das Erkennen und Verstehen eines Kundenbedürfnisses bis zur Befriedigung des Bedarfes ist die Triebfeder dieser prozessualen Gesamtsicht. Im Rahmen des Prozessoptimierung–Programms werden die erfolgskritischen Prozesse über die Unternehmensgrenzen hinaus optimiert.
Interim Manager Prinzip 7: Prozessoptimierung ist selbst ein strukturierter und anpassungsfähiger Prozess
Ein Prozessoptimierung–Programm hat selbstverständlich eine erfahrungsbasierte Projektstruktur, d. h. gewisse „Standards“ in Bezug auf Analysen, Vorgehensweisen und Controllinginstrumente. Ein wesentliches Charakteristikum ist jedoch auch die Anpassungsfähigkeit und Flexibilität an das jeweiligen Unternehmen und die spezifische Unternehmenssituation. Es gibt kein „Handbuch“ aus der Schublade, sondern nur erfahrungsbasierte Einzelfertigungen mit einem gemeinsamen Ziel: Prozessoptimierung.
Interim Manager Prinzip 8: Prozessoptimierung erfordert absolute Konsequenz in der Umsetzung
Kernelemente für den Ansatz Prozessoptimierung sind die einfachen, aber durchschlagenden Erfolgsfaktoren des wirtschaftlichen Handelns: „Keep it simple“ und „Only what gets measured gets done“ sind zwei der zentralen Erfahrungswerte aus einer Vielzahl von Projekten. Die „Einfachheit“ ist Basis für ein schnelles Verständnis und die rasche Umsetzung von grundlegenden Veränderungen. Die Erkenntnis, dass nur das getan wird, was auch gemessen wird, ist weit verbreitet. Eine Kombination aus beiden Erfolgsfaktoren bildet sich in der Messgröße Zeit ab: Einfach zu verstehen und effizient zu messen. Im Rahmen eines Prozessoptimierung–Programms wird die Zeit daher zur zentralen Mess- und Steuerungsgröße. Voraussetzung für ein erfolgreiches Projekt ist aber auch hier, dass Fehlentwicklungen und negative Zielabweichungen sanktioniert werden und rasch Korrekturmaßnahmen definiert und umgesetzt werden.
Interim Manager Prinzip 9: Prozessoptimierung ist nur mit einem integralen Change-Management-Programm erfolgreich
Die Auswirkungen radikaler Veränderungen in Prozessoptimierung–Programmen auf die Beteiligten, insbesondere auf die Mitarbeiter, werden am Anfang eines Projektes oft deutlich unterschätzt. Halbherzige, reaktive und unregelmäßige Information und Kommunikation sind Garanten für den Misserfolg. Erforderlich ist ein integrales, begleitendes und umfassendes Change-Management-Programm mit höchster Priorität. Alle relevanten Zielgruppen sind adäquat zu informieren und es ist eine zielgruppengerechte Kommunikation sicherzustellen. Die Neuerungen müssen allen Beteiligten bekannt sein und die Gründe für die Neuerungen verständlich und nachvollziehbar aufbereitet und kommuniziert werden. Nur unter diesen Voraussetzungen werden Veränderungen akzeptiert und nachhaltig umgesetzt. Ein Prozessoptimierung–Programm wird ohne ein professionelles Change-Management-Programm nicht erfolgreich sein.
