Das Unternehmen muss zunächst für das Prozessoptimierung-Programm mobilisiert werden („Unfreezing“), indem Grund und Ziel für das Projekt kommuniziert und argumentiert werden. Anschließend sind die Prozesse zu verändern und auf einen verbesserten Kundennutzen ausgerichtet zu optimieren („Moving“). Die Ergebnisse der Umsetzung müssen am Projektende in den Köpfen der Mitarbeiter verankert, in der Umsetzung stabilisiert und in der GuV ablesbar sein („Refreezing“). Die optimale Soll-Situation spiegelt dabei die besten Ausprägungen für Kundennutzen und Wettbewerbsfähigkeit wider.
Dieser Beitrag behandelt die dritte und letzte Phase:
- Teil 1: Projektstart („klare Ziele“) und Prozessmapping
- Teil 2: Prozessbeschreibung und Prozessoptimierung
- Teil 3: Prozessmonitoring und Projektabschluss („Feste feiern“)
Prozessmonitoring – Messen, messen, messen: Umsetzung nachhaltig absichern
Für die Beseitigung der Barrieren sind klare Spielregeln zu definieren und einfache Eskalationsmechanismen bei der Zielverfehlung festzulegen. Zentrale Elemente der Eskalation sind die Transparenz über den aktuellen Status, Information der nächst höheren Projekthierarchie und gemeinsame Beseitigung auftretender Umsetzungsbarrieren.
Die Umsetzung eines Prozessoptimierung-Programms bedarf daher einerseits einen exakten Maßnahmenplan und andererseits eine konsequente Fortschrittsmessung.
Im Maßnahmenplan ist der Weg vom Ist zum Soll exakt zu beschreiben und mit Verantwortlichkeiten und Terminen zu hinterlegen. „Wer macht was bis wann?“ ist die Frage, auf die eine lückenlose Antwort definiert werden muss. Es ist Aufgabe der beteiligten Arbeitsteams, den Weg zum Ziel vollständig und überschneidungsfrei darzustellen. Bei jeder Maßnahme ist dabei darauf zu achten, dass es „nur einen“ gibt, der die Umsetzung der Maßnahme verantwortet („Highlander-Prinizip“).
Die Fortschrittsmessung verfolgt zum einen die termingerechte Umsetzung der Maßnahmen und zum anderen die Verbesserung bzw. „Entwicklung“ der definierten Prozessparameter. Nur so ist final sicherzustellen, ob die richtigen Probleme identifiziert, die richtigen Stellhebel angegangen, die richtigen Maßnahmen ergriffen und die richtigen Barrieren eliminiert wurden.
Ein Prozessmonitoring im Rahmen eines Prozessoptimierung-Programms erfolgt zweckmäßig über Umsetzungs-Cockpits oder Process Score Cards, die auf einen Blick alle relevanten Aspekte des zu optimierenden Prozesses sowie die Entwicklung der relevanten Prozessparameter gewährleistet. Denn: „Nur was gemessen wird, wird auch getan!“
Projektabschluss – „Feste feiern“
Ein Prozessoptimierung-Programm ist theoretisch gesprochen „nie zu Ende“. Im Sinne eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses können stets neue Optimierungspotenziale identifiziert und realisiert werden. Im Sinne der Refreezing-Phase und aufgrund der mentalen Dimension muss ein Prozessoptimierung-Programm jedoch einen definierten Endzeitpunkt besitzen. Bereits beim Aufsetzen des Projektes ist ein Abschlusstermin festzusetzen, an dessen Realisierung sich die gesamte Projektorganisation auch messen lassen muss. Wird das Ziel erreicht, sollte ein angemessener Abschluss-Event erfolgen, um allen zu zeigen: „Ja, wir haben es geschafft – wir haben unsere Ziele erreicht!“
Ergebnisse Prozessoptimierung
Erfolgreich durchgeführte Prozessoptimierung-Programme bringen durchschlagende Verbesserungen des Kundennutzens und der Wettbewerbsfähigkeit der Unternehmen. Diese Markterfolge spiegeln sich auf der einen Seite in höheren Marktanteilen und Wachstumsraten sowie in verbesserten Kundenbeziehungen wider. Auf der anderen Seite sind es deutliche Kosten- und Effizienzvorteile, die mit radikalen Anpassungen realisiert werden. Letztlich ist es den Unternehmen möglich, sich signifikant gegenüber dem Wettbewerb durchzusetzen.
Überlegen werden und überlegen bleiben
Die Ergebnisse erfolgreicher Prozessoptimierung-Programme gehen in der Umsetzung oft weit über die ursprünglich getroffenen Zielsetzungen hinaus. Dabei wird die marktseitige Überlegenheit intern letztlich durch die marktgerechte Gestaltung der drei Erfolgsfaktoren Zeit, Kosten und Qualität in den Prozessen sichergestellt. Beispiele in der unternehmerischen Praxis zeigen eine Halbierung von Lieferzeiten, die Reduktion von Durchlaufzeiten von einigen Tagen auf wenige Stunden, eine Verdoppelung der Produktivität oder eine Steigerung der Prozessqualität – gemessen als Ersttrefferquote – auf nahezu 100%.
Überlegenheit heißt zunächst, die konkreten Anforderungen der Kunden in der Belieferung von bestehenden Produkten und Dienstleistungen zu (über-)treffen. Je nach Markt bedeutet dies, kürzere Lieferzeiten, eine höhere Liefertreue, geringere Preise (bzw. Kosten), eine bessere Qualität oder einen herausragenden Service bieten zu können als der Wettbewerb.
Um diesen Vorsprung zu halten, sind dann auch überlegene Leistungen bei neuen Produkten erforderlich. Auch hier sind es differenzierende Erfolgsfaktoren, wie eine kürzere Produktentwicklungszeit, der optimale Markteinführungszeitpunkt, eine geringere Zahl von „Kinderkrankheiten“ oder ein durchsetzbarer Premium-Preis, die eine Überlegenheit sichern können.
Darüber hinaus muss das Unternehmen als Ganzes flexibel und anpassungsfähig sein und schnell auf Änderungen der Rahmenbedingungen reagieren können – also stets bereit zu sein für weitere Prozessoptimierungen!
